Onboarding jest jednym z moich ulubionych zagadnień HRowych i mogę naprawdę długo o nim opowiadać. Ba! Nawet mogę szkolenie zrobić 🙂 Czym jest, jak długo trwa i kto bierze w nim udział? Jeśli jesteście ciekawi, to zachęcam do lektury.
Termin onboarding pochodzi z angielskiego “on board”, czyli “na pokładzie”. W literaturze można znaleźć wiele definicji tego pojęcia. To które według mnie jest najbardziej trafne mówi o tym, że jest to proces polegający na wdrożeniu nowego pracownika w nowe środowisko pracy i wspieraniu go przez pracodawcę. Nie bez powodu zaznaczyłam “proces” i “wspieranie przez pracodawcę”. Onboarding nie kończy się na przywitaniu pierwszego dnia i przekazaniu obowiązków. Proces onboardingu trwa średnio 90 dni, a czasami nawet pół roku. I wymaga zaangażowania pracodawcy. Jak rozmawiam z osobami, które rozpoczęły nową pracę, to zazwyczaj mówią, że dopiero po około pół roku pracy zaczęli czuć się pewnie na swoim stanowisku.
Spójrzmy na liczby. Według badań przeprowadzonych przez Wynhurst Group, w firmach, które aktywnie wdrażają pracowników po 12 miesiącach pracy w firmie pozostaje 91% nowych pracowników. W firmach, które tego nie robią – tylko 30%. Dobrze wdrożony pracownik jest także bardziej efektywny i zaangażowany w swoją pracę. W firmach, które dbają o prawidłowo przeprowadzone wdrożenie, 62% nowych pracowników realizuje swoje cele, w tych które tego nie robią tylko 17%. Jak się okazuje onboarding ma też pozytywne skutki wśród obecnych pracowników. Satysfakcja Specjalisty ds. Rekrutacji wzrasta o 33%. Wynika to z tego, że jest mniejsza rotacja pracowników, a sam rekruter widzi, że jego praca ma sens.
Proces onboardingu ma 4 etapy, zwane 4C od pierwszych liter angielskich słów.
Compliance, czyli zgodność z procedurami. To element zatrudnienia wiążący się z kwestiami administracyjnymi. Na tym etapie pracownik dostarcza odpowiednią dokumentację do pracodawcy (np. świadectwa pracy, dyplomy), wypełnia dokumenty, podpisuje formularze, a pracodawca umożliwia mu rozpoczęcie pracy, przekazując np. dane do logowanie do niezbędnych w pracy kont internetowych / intranetowych. Część z tych rzeczy powinna się zadziać jeszcze przed pierwszym dniem pracy, np. podpisanie umowy – według polskiego prawa może to nastąpić pierwszego dnia pracy, ale lepiej to zrobić wcześniej, aby pracownik poczuł się pewnie i lepiej postrzegał firmę.
Clarification, czyli cele i zadania. To prezentacja zadań, jakie będzie wykonywać pracownik, a także oczekiwania względem niego po stronie pracodawcy. Na tym etapie chodzi o to, by zarówno pracownik, pracodawca, jak i zespół, do którego dołączyła osoba zatrudniona, rozumieli cele nowego pracownika w ten sam sposób. Ważne, aby zespół też dobrze zrozumiał jakie będą obowiązki nowego pracownika. Wyobraźcie sobie sytuację, w której po kilku miesiącach pracy, do nowego pracownika, który tak naprawdę już nie jest taki całkiem nowy, przychodzi kolega z firmy i pyta się go, jakie tak dokładnie są jego zadania. Jedyne co ten pracownik sobie wtedy pomyśli to “kurczę, mógłbym odejść z pracy, a nikt by nie zauważył, że niektóre zadania nie są wykonane”.
Culture, czyli kultura organizacji. To formalne i nieformalne “zasady gry” w Waszej organizacji. Inaczej – informacje w jaki sposób należy postępować i jak osiągać cele w Waszej firmie. Przykładem może być kultura zwracania się do przełożonych, czy używacie formy grzecznościowej, czy mówicie po imieniu.
Connection, czyli relacje. To element adaptacji pracownika wiążący się z integracją z zespołem, a także z poczuciem misji firmy. Te elementy sprawiają, że nowo zatrudniony pracownik identyfikuje się z firmą i czuje się w środowisku tak dobrze, że chętnie do niego wraca.
Pierwsze dwa etapy, czyli procedury i zadania są oczywiste i jeśli tylko pracodawca o nich nie zapomni, to są łatwe do przeprowadzenia. Kolejne dwa, czyli kultura i relacje są już bardziej rozbudowane i nie zawsze wszyscy wiedzą, co powinno się w tych workach znaleźć. Pomóc w tym może welcome book, który jest niczym innym jak podręcznikiem dla nowych pracowników. To taki przewodnik po firmie. Welcome book, to temat na oddzielny artykuł, który niedługo pewnie się tu pojawi.
Przygotowania do wdrożenia nowego pracownika zacznij jeszcze przed jego pierwszym dniem pracy. Upewnij się, że jego stanowisko jest gotowe. Zadbaj, by dział techniczny założył adres mailowy i nadał dostępy do wszystkich niezbędnych miejsc. Poinformuj zespół o nowej osobie oraz o zakresie jej obowiązków. Jak to wszystko zrobisz, to wyślij do nowego pracownika maila z informacją, że jego stanowisko pracy jest gotowe, a wraz z zespołem na niego czekacie.
Procedury procedurami, ale nie pozwól, by pierwszy dzień nowego minął na czytaniu stosu dokumentów. Przedstaw zespół, oprowadź po firmie, pokaż gdzie jest kuchnia i gdzie leży papier do drukarki. Świętujecie wspólnie urodziny? Super! Nie zapomnij o tym też wspomnieć.
Uff… pracownik przywitany, przebrnęliśmy przez pierwszy dzień. Czy to koniec? Zdecydowanie nie. Tak jak wspominałam, onboarding to proces, dlatego przez kolejne tygodnie, należy wykazywać zainteresowanie pracownikiem. Oczywiście nie chodzi o to, by co drugi dzień się pytać czy wszystko jest w porządku, tylko co jakiś czas upewnić się, że nowy pracownik dobrze czuje się w Waszej firmie.
Skuteczne wdrożenie pracownika przyniesie pozytywne efekty organizacji. Wzrost samodzielności, zaangażowania i efektywności pracownika, to tylko niektóre zalety. Po 3 miesiącach pracy, zaproś nowego pracownika na rozmowę i zapytaj go jak czuł się przez ten okres w firmie. Może są jakieś obszary, które według niego należy poprawić podczas wdrożenia. Dzięki takim uwagom, możesz stworzyć program wdrożenia nowego pracownika szyty na miarę Waszej organizacji.
