Dzisiaj wracam do tematu wdrożenia pracownika, a konkretnie jednego narzędzia, które może pomóc i usprawnić cały proces. Pierwszy raz o welcome book’u, bo o nim mowa, wspominałam przy okazji artykułu o onboardingu. Czym jest welcome book? Czy warto go stworzyć w swojej organizacji? Co powinno się w nim znaleźć? Na te i inne pytania, znajdziecie odpowiedź poniżej.
Welcome book to nic innego jak podręcznik dla nowego pracownika. Taki przewodnik po firmie. Może być zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Może być w formie poważnej, ale też i żartobliwej. Wszystko zależy od branży i kultury firmy. Niezależnie od tego, na jaką opcję się zdecydujecie w Waszej firmie, ja polecam stworzenie takiego podręcznika we współpracy z grafikiem. Welcome book nie ma kojarzyć się ze stosem kolejnych dokumentów. Ma być przyjazny pracownikom. Czy warto go stworzyć? Moim zdaniem TAK.
Jest świetnym narzędziem z zakresu wewnętrznego employer brandingu. Już na starcie pokazuje, że firma inwestuje w członków zespołu, organizując profesjonalny onboarding.
Pamiętacie jak podczas Waszego pierwszego dnia pracy zostaliście zasypani informacjami odnośnie organizacji pracy, zwyczajów, procedur? Jestem pewna, że w natłoku informacji, wiele rzeczy w ogóle się zostało przez Was zarejestrowanych. Welcome book jest takim narzędziem, do którego można wrócić w dowolnym momencie i znaleźć te same informacje. Oczywiście nie zachęcam, by taki podręcznik całkowicie zastąpił czynnik ludzki. Ma on być miłym dodatkiem do oprowadzenia po firmie i opowiedzenia o wszystkich istotnych kwestiach.
Mam nadzieję, że już jesteście już przekonani, że warto. Tak? Świetnie! To możemy przejść do zawartości. Co powinno się znaleźć w takim podręczniku? To zależy od Was i od osób, z którymi będziecie go tworzyć. Żeby jednak nie pogubić się w nadmiarze informacji, polecam poniższy schemat:
1.Historia firmy
Opiszcie krótko skąd pomysł na biznes, kto wymyślił nazwę firmy, jak firma się rozwijała, jakie ma największe sukcesy itp. Możliwe, że też nie wiecie tych rzeczy, dlatego jest to świetna okazja, by porozmawiać z zarządem/ właścicielem/ prezesem i zaangażować ich również w proces budowania employee brandingu. Dobrym pomysłem jest przedstawienie historii w formie graficznej na osi czasu. Przecież nikogo nie chcemy zanudzić długim opowiadaniem 🙂
2. Cel/ wizja/ misja firmy
Tutaj tylko krótko, zwięźle i na temat – po co firma funkcjonuje, jaki ma cel, gdzie chce być za X lat.
3. Struktura firmy
To dobre miejsce, by przedstawić strukturę firmy, a może nawet pracowników. W przypadku małych organizacji można pokusić się o imienne przedstawienie całego zespołu. W większych bardziej sprawdzi się pokazanie jakie są działy w firmie, kto komu podlega, co z kim można załatwić. W przypadku elektronicznego welcome booka, dobrym pomysłem jest umieszczenie linku do www, na której jest cały zespół. Jeśli zdecydujecie się umieścić w welcome book’u imiennie wszystkich pracowników, to pamiętajcie o aktualizacji go w przypadku rotacji pracowników.
4. Benefity
To jest sekcja, którą pracownicy bardzo lubią. Zapewniacie prywatną opiekę medyczną? Super, ale żeby ją dostać zapewne trzeba wypełnić odpowiedni druk, dostarczyć do odpowiedniej osoby i zrobić to do konkretnego dnia miesiąca, aby od kolejnego pakiet był aktywny. Zgadza się? Zatem to opiszcie 🙂
5. Części wspólne
To worek, w którym można umieścić bardzo dużo różnych informacji. Jeśli pracujecie w biurowcu, w którym współdzielicie kuchnię z innymi firmami, dla nowego pracownika ważne może być, czy kawa i herbata są do wspólnego użytku, czy może każda firma ma swoją półkę. Na korytarzu stoi ogólnodostępna drukarka? Opisz jak dostać do niej dostęp. Na piętrze jest kilka salek konferencyjnych? Nie zapomnij wspomnieć o sposobie rezerwacji.
6. Inne informacje charakterystyczne dla Waszej firmy
Zastanówcie się co jest typowe dla Waszej organizacji albo z czym wcześniej nowy pracownik mógł się nie spotkać. Może nie macie żadnego CRMa, a pracujecie na Excelach? Waszym kluczem jest karta dostępu bez której sami nie wrócicie nawet z łazienki? O tym również nie zapomnijcie wspomnieć.
Mam nadzieję, że powyższe informacje sprawiły, że w Waszej głowie już kształtuje się wygląd i zawartość Waszego firmowego podręcznika. Do pracy nad nim zaangażujcie kilka osób. Każdy ma inną perspektywę i dla każdego inne rzeczy mogą być istotne. Przypomnijcie sobie, co dla Was było ważne, jak zaczynaliście pracę w danej firmie. Może się okazać, że stworzycie inne sekcje niż te, które ja opisałam.
A może już macie welcome book’a? Co w nim się znajduje? Chętnie poznam Wasze pomysły!
